Około 40 000 pozycji przeniesionych w obrębie Buska-Zdroju

Lokalna trasa, instytucjonalna skala

Relokacja filii Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej odbywała się pomiędzy dwiema lokalizacjami w Busku-Zdroju. Sam przejazd był krótki. Największe wyzwanie stanowiła liczba materiałów oraz konieczność zachowania ich układu.

Biblioteka obejmowała około 40 tysięcy pozycji spisowych, przede wszystkim książek. Do tego dochodziły czasopisma, ponad trzymetrowe regały metalowe, szafy, komputery, biurka oraz pozostałe wyposażenie placówki.

W praktyce relokowano niemal całą zawartość biblioteki. Każdy błąd w kolejności książek mógł ujawnić się dopiero po rozpakowaniu, kiedy cofnięcie pomyłki wymagałoby ponownego przenoszenia wielu metrów księgozbioru.

Kilka tygodni planowania i niespełna pięć dni na wykonanie

Pierwotny plan przeprowadzki był przygotowywany kilka tygodni wcześniej. Późniejsze zmiany decyzji organizacyjnych i inne okoliczności po stronie projektu wymusiły jednak znaczące skrócenie harmonogramu.

Finalnie relokację trzeba było przeprowadzić w niespełna pięć dni. Presja czasu nie mogła oznaczać rezygnacji z porządku. Bez zachowania systemu biblioteka mogłaby zostać fizycznie przeniesiona, ale nie byłaby gotowa do dalszej pracy.

Prawie 300 pojemników w ciągłej rotacji

WHM dostarczyło wcześniej prawie 300 plastikowych pojemników - niemal cały ówczesny zapas firmy. Jednoczesne spakowanie około 40 tysięcy pozycji wymagałoby jednak tysięcy pojemników.

Zamiast czekać na spakowanie całości, zastosowano rotacyjny model pracy. Dwa samochody kursowały każdego dnia zgodnie z tempem pakowania i rozkładania księgozbioru. Po opróżnieniu pojemniki wracały do lokalizacji początkowej i ponownie trafiały do obiegu.

Takie rozwiązanie pozwoliło wykorzystać dostępne zasoby wielokrotnie w ramach jednego projektu. Wymagało jednak zsynchronizowania pakowania, transportu, rozładunku i powrotu pustych pojemników, aby żadna część procesu nie czekała na pozostałe.

Regały trzeba było dostosować do nowej przestrzeni

Ponad trzymetrowych regałów metalowych nie można było po prostu rozstawić w identycznym układzie. Nowe pomieszczenie miało inne wymiary, a część regałów należało przyciąć i dostosować.

Miejsce docelowe znajdowało się jeszcze na końcowym etapie odświeżania lub remontu. Relokacja odbywała się więc równolegle z przygotowywaniem przestrzeni. Kolejność montażu regałów i dostarczania książek musiała uwzględniać realny stan pomieszczeń.

Kolejność była warunkiem planowanego skontrum

Bezpośrednio po przeprowadzce planowano skontrum, czyli porównanie faktycznego stanu inwentarza z dokumentacją biblioteki. Zachowanie kolejności nie było więc wyłącznie kwestią wygody. Miało bezpośredni wpływ na możliwość przeprowadzenia kontroli księgozbioru.

Zespół musiał pilnować układu regałów, partii pojemników i kolejności rozładunku. Każdy etap powinien wspierać następny zamiast tworzyć dodatkową pracę po zakończeniu transportu.

Rezultat: realizacja zakończona przed zakładanym terminem

Pomimo skróconego harmonogramu, równoległych prac w miejscu docelowym, konieczności adaptacji regałów i ogromnej liczby pozycji WHM zakończyło realizację przed terminem zakładanym przez zleceniodawcę.

Najważniejszym wynikiem było jednak zachowanie porządku księgozbioru. Biblioteka została przeniesiona jako uporządkowany system, a nie zbiór przypadkowo rozładowanych książek.