Dwie prokuratury, cztery kondygnacje i archiwum, którego porządku nie można było zgubić

Budynek miał zostać opróżniony. Instytucja nadal musiała działać

Przeprowadzka biura może oznaczać kilkanaście stanowisk, kilka szaf i jeden dzień pracy. W przypadku relokacji obu kieleckich prokuratur skala była zupełnie inna. Zakres obejmował cztery kondygnacje oraz piwnicę, w której znajdowało się rozbudowane archiwum liczone w kilometrach bieżących akt.

Do przeniesienia były dziesiątki szaf, komputery, dokumentacja, wyposażenie pracowników oraz praktycznie cała zawartość budynku. Łącznie projekt dotyczył mienia wykorzystywanego przez ponad stu pracowników. Wszystko trzeba było wynieść, przewieźć i poprawnie rozdysponować w lokalizacji tymczasowej na czas remontu.

Samo tempo nie mogło być jedynym kryterium. Przypadkowo ustawiona szafa, pomieszana dokumentacja albo źle przypisane wyposażenie oznaczałyby problemy organizacyjne po stronie instytucji. Dlatego przeprowadzka wymagała zachowania systemu, według którego poszczególne elementy miały trafić do właściwych miejsc.

Największym ładunkiem była odpowiedzialność za ciągłość pracy

W instytucji publicznej nie można potraktować całego wyposażenia jak anonimowej zawartości magazynu. Dokumenty, stanowiska pracy i sprzęt muszą po relokacji wrócić do określonych jednostek i osób. Jednocześnie praca urzędu nie może zostać zatrzymana na czas całej przeprowadzki.

Dlatego projekt został rozłożony na etapy i realizowany dzień po dniu przez około dwa miesiące. Zamiast jednorazowego, chaotycznego opróżnienia budynku powstał proces, w którym przenoszenie kolejnych części wyposażenia było podporządkowane funkcjonowaniu instytucji.

WHM odpowiadało nie tylko za fizyczny transport, ale również za poprawne rozmieszczenie przewiezionego mienia. Zespół musiał kontrolować, skąd pochodzi dany element, dokąd ma trafić i w jakiej kolejności należy wykonywać prace, aby następne etapy nie blokowały poprzednich.

Cztery piętra, piwnica i dziesiątki ciężkich elementów

Skala budynku oznaczała stałą pracę na wielu kondygnacjach. Szafy, komputery i wyposażenie biurowe wymagały zabezpieczenia oraz bezpiecznego prowadzenia przez ciągi komunikacyjne. Archiwum wymagało odrębnego podejścia, ponieważ jego wartość nie wynikała z ceny pojedynczego segregatora, lecz z kompletności i kolejności całego zasobu.

Przy takich projektach nawet prosta czynność ma konsekwencje dla dalszej części realizacji. Kolejność wynoszenia wpływa na sposób załadunku. Sposób załadunku wpływa na kolejność rozładunku. Miejsce ustawienia wyposażenia wpływa na to, czy pracownicy mogą wznowić swoje obowiązki bez kolejnego przestawiania całych pomieszczeń.

Rezultat: budynek opróżniony, mienie rozdysponowane, praca kontynuowana

Cały budynek został opróżniony z wyposażenia objętego zakresem, a mienie przewieziono i rozdysponowano w lokalizacji tymczasowej. Najważniejszy rezultat nie sprowadzał się jednak do liczby kursów czy przeniesionych szaf. Praca prokuratur mogła być kontynuowana bez przerwy.

Realizacja pokazuje, że duża relokacja instytucji nie jest sumą pojedynczych transportów. Jest projektem operacyjnym, w którym trzeba połączyć ludzi, dokumentację, sprzęt, harmonogram i odpowiedzialność za działalność klienta.