Relokacja TVP3 Kielce - dwadzieścia lat materiałów odtworzone co do półki

Archiwum, którego nie można było po prostu spakować

Największym wyzwaniem relokacji TVP3 Kielce nie była sama liczba przedmiotów. Była nim struktura archiwum obejmującego niemal osiem tysięcy pozycji.

Znaczną część stanowiły chronologicznie uporządkowane materiały z codziennych wydań wiadomości - ponad dwadzieścia lat historii działalności oddziału. Drugą część tworzyły programy produkowane przez kielecką filię, uporządkowane alfabetycznie.

Pomieszanie tych dwóch systemów oznaczałoby, że po przeprowadzce klient otrzymałby zbiór tysięcy materiałów wymagających ponownego katalogowania. Dlatego celem WHM nie był wyłącznie transport archiwum. Należało odtworzyć jego logikę w nowej siedzibie.

Pojemniki opisane datami i literami

Do pakowania wykorzystano praktycznie cały dostępny wówczas zapas plastikowych pojemników WHM. Jednostki zawierające część chronologiczną oznaczano datami. Pojemniki z programami porządkowanymi alfabetycznie otrzymywały odpowiadające im oznaczenia literowe.

System opisu został powiązany z kolejnością przenoszenia i rozładunku. Dzięki temu pojemnik nie był anonimową skrzynią, ale częścią większego układu, który miał zostać odtworzony w nowym miejscu.

Planowanie z dokładnością do jednej półki

W nowej siedzibie część chronologiczna i alfabetyczna miały zostać ułożone na regałach w ramach jednej przestrzeni. Zespół musiał wcześniej obliczyć, w którym miejscu zakończy się pierwszy zbiór, aby kolejny rozpoczął się dokładnie tam, gdzie przewidywał plan.

Obliczenia sprawdziły się z dokładnością do półki. To szczegół, który dobrze pokazuje różnicę pomiędzy przewiezieniem pudeł a relokacją uporządkowanego zasobu. Sukces projektu zależał od tego, czy po zakończeniu prac archiwum będzie gotowe do dalszego użytkowania.

Likwidacja studia i przygotowanie wyposażenia do dalszego transportu

Drugą częścią projektu była likwidacja starego studia znanego widzom lokalnych programów i wiadomości. Elementy przeznaczone do usunięcia trafiały między innymi do kontenerów wielkogabarytowych zamówionych przez klienta.

Nie wszystko miało jednak zostać zutylizowane. Duże szklane stoły ze studia należało zachować. WHM przygotowało je, zniosło, zabezpieczyło i przekazało do dalszego transportu do Olsztyna. Sam przejazd do Olsztyna wykonywał zewnętrzny przewoźnik klienta - rola WHM kończyła się na bezpiecznym przygotowaniu wyposażenia.

Realizatornia, podłoga techniczna i około 12 kilometrów przewodów

Przy studiu znajdowała się realizatornia z podniesioną podłogą techniczną, położoną około 30–40 cm nad właściwym poziomem. Pomieszczenie miało zostać opróżnione wraz z demontażem podłogi aż do stanu określanego jako „gołe ściany”.

Pod podłogą znajdowało się około 12 kilometrów przewodów: zasilających, teletechnicznych, światłowodów i innych instalacji. Większość była odłączona, ale część wiązek została oznaczona jako czynne. Tych elementów zespół nie mógł usunąć ani uszkodzić.

Praca wymagała więc ciągłej weryfikacji. Nie wystarczyło demontować kolejnych fragmentów. Trzeba było rozpoznawać oznaczenia i oddzielać infrastrukturę przeznaczoną do likwidacji od instalacji, które nadal pracowały.

Rezultat: uporządkowane archiwum i kontrolowane zamknięcie starej przestrzeni

Archiwum zostało przeniesione i odtworzone w nowej siedzibie zgodnie z dwoma systemami porządkowania. Zachowane elementy studia przygotowano do dalszego przewozu, pozostałe skierowano do usunięcia, a realizatornię zdemontowano bez naruszenia czynnych wiązek.

Projekt połączył relokację dokumentacji, pakowanie systemowe, planowanie przestrzeni, zabezpieczenie delikatnego wyposażenia oraz demontaż infrastruktury technicznej. Każda z tych części wymagała innego sposobu pracy, ale wszystkie musiały zostać skoordynowane w ramach jednej realizacji.